Vaga de Emprego: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO na empresa VAGA SIGILOSA

🏢 Empresa: VAGA SIGILOSA

📍 Local: Salvador - Bahia

💼 Tipo: Efetivo

🏢 Modelo: Presenciais

📋 Descrição da Vaga

O Assistente Administrativo atuará na recepção do ambulatório da Clínica Florence, sendo responsável por garantir uma experiência acolhedora e organizada aos pacientes e familiares, além de apoiar nas rotinas administrativas, controle de agenda, faturamento e atendimento multicanal.

Este profissional será o primeiro ponto de contato do paciente com a clínica — portanto, deve transmitir empatia, clareza e profissionalismo em cada interação

🎯 Responsabilidades

• Recepcionar pacientes e familiares com cordialidade, promovendo uma experiência humanizada;

• Gerir a agenda de consultas e sessões, assegurando o correto agendamento, reagendamento e confirmação de horários;

• Realizar atendimento ativo e receptivo via WhatsApp e telefone, conduzindo leads de forma empática até a conversão do agendamento;

• Apoiar o processo de faturamento, recebimento de valores, emissão e conferência de notas fiscais, lançamento de atendimentos e organização de documentos para repasse e controle financeiro;

• Manter o sistema administrativo atualizado com informações de pacientes, profissionais e atendimentos realizados;

• Apoiar a equipe médica e multiprofissional em demandas administrativas do ambulatório;

• Contribuir para a organização do ambiente da recepção, zelando pela imagem da clínica e pelo bem-estar dos pacientes;

• Monitorar e controlar uso de MATMAED;

• Auxiliar em atividades de controle de indicadores, relatórios e registros administrativos.

✅ Requisitos

• Ensino médio completo (desejável curso técnico ou superior em Administração, Gestão Hospitalar ou áreas correlatas);

• Experiência anterior com atendimento ao público, recepção em clínicas ou hospitais e controle de agenda médica;

• Conhecimento básico em faturamento ambulatorial e emissão de notas fiscais;

• Domínio de ferramentas digitais (WhatsApp Business, planilhas, sistemas de gestão e e-mail) e pacote office, principalmente excel;

• Excelente comunicação verbal e escrita, postura profissional e empatia no trato com pacientes e familiares.

📊 Etapas do Processo Seletivo

1. Cadastro
2. Entrevista com RH
3. Entrevista com Gestor(a)
4. Contratação

💡 Dicas de Ouro para Conseguir uma Vaga de Emprego

1. Participe de comunidades online da sua área

Comunidades no Discord, Slack, Telegram e fóruns especializados são onde as melhores oportunidades de emprego circulam antes de virar anúncio formal. Contribuir genuinamente — respondendo dúvidas, compartilhando recursos — constrói reputação de forma orgânica e abre portas.

2. Destaque soft skills no currículo e entrevistas

Empresas remotas valorizam comunicação, autonomia, resolução de problemas e adaptabilidade acima de muitas hard skills técnicas. Prepare exemplos concretos de situação, ação e resultado que demonstrem essas competências. Histórias reais com resultados são sempre mais convincentes.

3. Prepare seu ambiente antes de entrevistas online

Teste câmera, microfone e internet com 30 minutos de antecedência. Escolha um fundo neutro ou desfocado. Posicione a câmera na altura dos olhos. Vista-se como se fosse presencial: isso muda sua postura e confiança, além de demonstrar profissionalismo.